Política Comercial


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1. Objetivo

Esta política visa informar nossas diretrizes comerciais, estabelecendo direitos e obrigações inerentes as relações comerciais da Víncula com sua rede de distribuição.


2. Abrangência

Esta política se aplica a todos os colaboradores do Departamento Comercial, seus parceiros e/ou terceiros que tenham relações comerciais com a empresa, bem como aos clientes, constituíndo código de conduta indispensável para o relacionamento comercial com a Víncula.


3. Definições

Distribuidor: é toda a Pessoa Jurídica que atue de forma especializada, e dentro dos requisitos sanitários aplicáveis, na área de saúde e que tenha sido qualificada pela Víncula; possuindo objetivos, metas, direitos e obrigações definidos, adquirindo, promovendo e comercializando os dispositivos médicos fornecidos pela Víncula dentro de uma área de atuação previamente determinada e acordada entre as partes.


4. Requisitos para ser um Distribuidor Víncula:

- Ser empresa legalmente estabelecida com CNPJ e devidamente qualificada dentro dos procedimentos cadastrais da companhia, mantendo em ordem e atualizados todos os documentos necessarios para a devida comprovação de regularidade;

- Contar com os autorizações sanitárias pertinentes ao exercicio da função de distribuidor de dispositivos médicos;

- Estar em conformidade com todas as Leis Anticorrupção e ao Código de Conduta da Víncula, bem como todas as normas, regulamentos e legislações vigentes;

- Possuir um quadro mínimo e necessário de profissionais de vendas, instrumentação e logística para atender as demandas e reais necessidades dos clientes de sua área de atuação;

- Manter os profissionais periodicamente treinados e capacitados para promover, indicar e aplicar os produtos Víncula;

- Participar dos principais eventos regionais e nacionais de interesse e previamente acordados;

- Promover eventos para fortalecimento da marca e produtos Víncula na sua região de atuação, tais como: workshops, palestras, cirurgias assistidas, etc.;

- Participar de treinamentos promovidos pela Víncula para a equipe comercial e técnica, quando convocado;

- Participar da reunião anual de distribuidores Víncula, quando convocado.

Observação:

CLIENTE ATIVO: O cliente permanece ativo caso ele mantenha registros de compras dentro do período de 1 (um) ano. Após esse período sem compra ele passa a ser um cliente inativo.

É necessária a manutenção da documentação de qualificação de distribuidores em dia para se manter como cliente ativo, 60 (sessenta) dias de documentação em atraso torna o cliente automaticamente inativo.


4.2 Obrigações do Distribuidor

- Não comercializar produtos de marcas concorrentes sem prévio acordo com a Víncula, mantendo a fidelidade à Marca, quando disposto em contrato.

- Cumprir a área de sua atuação, obedecendo as delimitações definidas em contrato e/ou carta de distribuição, não sendo permitida a comercialização em outras áreas sob pena de suspensão do direito de distribuição;

- Cumprir os objetivos e metas de vendas estabelecidos, quando disposto em contrato.;

- Não comercializar produtos para outros distribuidores, exceto com formal e prévia anuência da Víncula;

- Conhecer as instruções de uso dos produtos, bem como técnicas cirúrgicas e boletins descritivos referentes aos produtos, a fim de obter conhecimento pleno para adequada aquisição, armazenagem, promoção, distribuição e entrega dos produtos;

- Executar as recomendações fornecidas pela Víncula no que diz respeito à técnica cirúrgica, esterilização dos materiais, transporte, armazenagem, atendimento aos clientes, manutenção e qualquer outra recomendação relativa aos produtos;

- Efetivar periodicamente, às suas próprias custas, cursos e treinamentos para desenvolvimento tecnico dos funcionários, além daqueles oferecidos pela Víncula;

- Respeitar os prazos de pagamentos acordados quando do faturamento dos pedidos de compras enviados a Víncula;

- Apresentar mensalmente ou prontamente, sempre que for solicitado, todos os demonstrativos e relatórios de rastreabilidade referente aos produtos vendidos;

- Estar em regularidade com as entregas dos forecasts e cotas mínimas de compra mensal, por linha de produto, estabelecida e acordada entre as partes no contrato de distribuição, mantendo estoque regulador de aproximadamente 60 dias para atender a demanda do mercado de atuação;

- Comunicar a Víncula a respeito de qualquer fato adverso ocorrente com relação aos seus produtos;

- Cumprir e permitir a realização de inspeções e avaliações técnicas e/ou auditorias, que serão feitas pelos representantes indicados pela Víncula, para fins de controlar as reposições de estoque, manutenção dos instrumentais, rastreabilidade dos produtos e verificação do metodologia de trabalho dos seus profissionais e prepostos;

- Tornar impraticaveis quaisquer atos que sejam ilegais ou desabonadores à Víncula perante clientes, fornecedores, autoridades e/ou público em geral, tomando todas as providências necessárias para resguardar a boa e perfeita reputação dos produtos e da marca;

- Não praticar nenhum ato que gere modificação ou adulteção às características originarias dos produtos.


4.3 Obrigações da Víncula

- Manter a política comercial clara e acessível aos seus distribuidores;

- Estruturar uma política de preços de distribuição, praticando para a Distribuidora, preços menores que os de varejo determinado para as operações do Grupo Víncula;

- Garantia total da qualidade de seus produtos tanto para as linhas de produtos nacionais ou referente a representação dos importados;

- Melhores esforços para garantia de fornecimento de produtos à Distribuidora dentro da média mensal de vendas, exceto por motivo de força maior, caso fortuito ou falta comprovada destes produtos, garantindo da mesma forma elevar o total de fornecimento, caso haja demanda e pedidos colocados pela - Distribuidora, informando sempre com antecedência qualquer impossibilidade ou alteração no fornecimento;

- Efetivar treinamentos frequentes para aperfeiçoamento e capacitação técnica necessária para o bom desenvolvimento das atividades comerciais, instrumentação e utilização dos produtos Víncula;

- Promover e participar de eventos, tais como: Congressos, feiras, workshops, palestras, cirurgias assistidas, cursos de educação continuada e outros afins;

- Entregar aos clientes material de apoio atualizado para promoção das linhas de produtos, tais como: folders, catálogos, manuais técnicos, boletins técnicos, artigos, vídeos e outros afins;

- Deixar os clientes seguros quanto a qualidade e registros dos produtos fabricados pela Víncula;

- Prestar apoio e participação de ações promocionais regulares programadas em campo, para aumentar a demanda e manutenção da imagem institucional.


4.4 Comunicação com a Rede

A comunicação com a rede de distribuição deverá sempre ser de forma clara e transparente com meios para resultar em total compreensão entre as partes.

A comunicação de caráter geral será realizada através de visitas regulares programadas, telefonemas, e-mails, Skype, boletins emitidos por sistema inteligente e Site.


4.5 Melhorias e Lançamentos de Produtos

Sempre que ocorrerem melhorias e/ou lançamentos de novos produtos, as informações serão transmitidas por boletins técnicos e informativos que conterão as seguintes informações: tipo de produto, mercado a que se destina, aplicação, técnica cirúrgica, vantagens e benefícios, forma de comercialização, tempo de disponibilização ao mercado e preço de venda.


4.6 Registro de Produtos

Qualquer alteração no registro de produtos junto à ANVISA será comunicada à rede dentro das exigências legais, assim como os procedimentos operacionais que se fizerem necessários.


4.7 Produtos com Registros Não Renovados ou Descontinuados pela Empresa

A decisão será comunicada à rede de distribuidores através de boletim técnico com a antecedência exigida por lei. Não aceitaremos devoluções de mercadorias oriundas desta condição, exceto no caso de descumprimento da comunicação legal.


4.8 Devoluções

Fica estabelecido que para que haja aceite de devolução de faturamento efetuado, deverão estar presentes os seguintes critérios específicos:

a) Para os casos de divergência de quantidade; defeito aparente; ou validade de registro: ter havido a devida conferência pela Distribuidora no ato da entrega, de acordo com o Pedido de Compra, com manifestação no prazo máximo de 10 (dez) dias úteis após o recebimento do pedido;

b) Deverá ter ocorrido o registro da desconformidade dentro do prazo supra estabelecido e de maneira formal, colocando os produtos questionados a disposição da Víncula para as análises técnicas cabíveis;

c) Após 10 (dez) dias úteis da entrega e aceite do material, a devolução será aceita apenas caso haja o registro formal de defeito apresentado em centro cirúrgico, comprovado por registro médico em prontuário e/ou declaração formal do técnico de produtos da distribuidora ou da Víncula presente no ato cirúrgico;

d) Produtos com a embalagem violada;

e) Produtos com prazo de validade menor do que 6 (seis) meses e que tenham sido faturados nesta condição sem o prévio consentimento da distribuidora;

f) Quantidade de Produtos superior ao estabelecido no Pedido de Compra;

g) Produto divergente do estabelecido no Pedido de Compra;

h) Código, descrição ou número de lote no rótulo divergente das etiquetas internas e/ou dos Produtos;

i) Registro ANVISA vencido ou com vencimento próximo, ou Produto sem registro ANVISA.

j) Problemas de defeitos de qualidade material identificados no centro cirúrgico (ex. quebra, trava, defeito aparente), desde que comprovado o defeito de qualidade de fabricação;

k) Substituição de tecnologia que inviabilize a utilização do produto anterior tornando-o obsoleto, neste caso haverá liberalidade da empresa na decisão da troca;

l) Programa corporativo de consolidação do mercado; neste caso haverá liberalidade da empresa na decisão da troca;

Sendo certo que:

Nos casos referidos nos itens de (a) a (k) a devolução seguirá o procedimento estabelecido pela Víncula, e obrigatoriamente serão previamente aprovados pela Diretoria Comercial, bem como deverá haver comprovação da alegação motivadora do pedido de devolução.

Caso o distribuidor envie o material sem consentimento e aceite da Víncula, será compulsória a recusa do material por parte da expedição/almoxarifado da Víncula.

Até que todo o processo seja finalizado a Gerencia Financeira continuará a realizar as ações de cobrança não podendo postergar vencimentos ou sustar instruções de protestos.


4.8.1 Avaliação Padrão para Deságio de Devoluções/Recompra

*Na avaliação é obrigatório presença de pelo menos um representante ADM Venda, Qualidade e Logística.


4.9 Prazo de Validade do Produto

4.9.1 Produtos Estéreis

O prazo de validade de esterilização é de 5 anos a partir da data de fabricação. A Víncula somente comercializa produtos com a validade mínima de 6 meses.

Obs: O vencimento se dá no último dia do mês estipulado no prazo de validade.


4.9.1 Produtos Nao Estéreis

O Prazo de validade é indeterminado.


4.10 Manutenção e reparo de instrumental

A Víncula recomenda, a cada 40 cirurgias realizadas, o envio do Kit de instrumental para manutenção.

O envio do Kit de instrumental deve acompanhar uma nota fiscal de conserto juntamente com a documentação que comprove que o material passou por processo de limpeza e descontaminação, assinada pelo Responsável Técnico da Distribuidora ou da empresa ou responsável pela Central de Material e Esterilização da entidade hospitalar.

Obs: O frete é por conta do cliente.


4.11 Situações Atípicas

Caso ocorra a retirada ou descontinuação de um produto ou linha de produto por motivos diversos, a Víncula, a seu critério, negociará a devolução ou recompra dos itens adquiridos.


4.12 Instrumentais

Caso finalizada a relação comercial, os instrumentais não serão aceitos como devolução, por serem considerados investimento necessário que gera retorno financeiro à medida de sua utilização.


4.13 Atuaçao em Campo

O distribuidor deverá sempre dispor os produtos Víncula de forma apresentável, com as caixas de instrumentais e implantes em perfeita condição de uso, dentro do padrão de qualidade Víncula e devidamente acondicionados.

A Víncula reserva-se no direito de fazer auditorias periódicas dos kits de Instrumentais e solicitar a rastreabilidade dos implantes quando achar necessário.

Quando o serviço de instrumentação for utilizado, durante as cirurgias, os profissionais instrumentadores indicados deverão estar devidamente capacitados para prestar o serviço de acordo com a técnica de aplicação recomendada pela Víncula.


4.14 Condições Comerciais

O faturamento direto pela VÍNCULA terá prazo máximo conforme as disposições abaixo:

1) Condição Geral – Todos os Vendedores deverão obrigatoriamente vender conforme as condições gerais abaixo:

 

2) Aprovação Gerente Financeiro – As Condições abaixo apenas poderão ser aplicadas com a aprovação do Gerente Financeiro.

 

3) Aprovação Gerente Financeiro + Diretor Comercial – As Condições abaixo apenas poderão ser aplicadas com a aprovação do Gerente Financeiro em conjunto com Diretor Comercial.

 

4) Aprovação Gerente Financeiro + Diretor Comercial + Diretor Presidente – As Condições abaixo apenas poderão ser aplicadas com a aprovação do Gerente do Financeiro em conjunto com Diretor Comercial e também do Diretor Presidente.

 

5) Aprovação Gerente Financeiro + Diretor Comercial + Diretor Presidente - As Condições excepcionais de desconto superiores a 10% apenas poderão ser poderão aplicadas quando houver aprovação conjunta do Gerente Financeiro com o Diretor Comercial e o Diretor Presidente.


4.15 Tabela de Preços e Descontos

Conforme tabela acima.


4.16 Frete

As despesas com frete serão sempre por conta do distribuidor.


4.17 Instrumental em caráter de empréstimo

No caso de empréstimo de instrumentais para realização de cirurgias, os implantes serão cobrados com desconto de no máximo de 10% (dez por cento) abaixo do desconto usual.

O empréstimo estará vinculado à disponibilidade do instrumental, devendo ser solicitado com no mínimo 15 dias de antecedência à data de cirurgia e deverá ser devolvido no máximo em 48 horas após a cirurgia, sob pena de cobrança de multa de 1% ao dia, sobre o valor do material emprestado.

A despesa decorrente do frete deste instrumental será por conta do solicitante (cliente).


4.18 Pedidos de Vendas

Os pedidos de compra deverão ser formalizados através de envio de Ordem de Compra enviada à Víncula (em Excel), devidamente aprovada, seja por meio de assinatura da Ordem de Compras, por comprador responsável, através de aprovação eletrônica, ou por e-mail, quando aplicável.

No caso de atendimento de pedidos parciais, a Víncula deverá informar ao cliente, antes do faturamento parcial da Ordem de Compra, e somente após a formalização do aceite por parte do Cliente; a Ordem de Compra será faturada e enviada, não cabendo devoluções ou prorrogação de pagamentos.


4.19 Pedidos Especiais

São considerados pedidos especiais os que abrangerem produtos fabricados conforme indicação e solicitação médica e/ou do distribuidor (Próteses Customizadas ou produtos especiais) ou produtos de linha que serão customizados de acordo com solicitação especial médica e/ou do distribuidor e cujo pedido de fabricação de produto especial seja devidamente aprovado pela ANVISA; exclusivamente para um determinado paciente. Nestes casos, será necessário recebimento de 30% de sinal do pagamento referente ao valor aprovado no recebimento da proposta pelo distribuidor, de acordo com instruções do Departamento Comercial.


4.20 Prazos de Entrega

Pedidos dentro do forecast – até 10º dia útil de cada mês.

Pedidos fora do forecast – de acordo com prazo de entrega informado pela Víncula.


4.21 Entrega Técnica

É oferecida entrega técnica, mediante acordo e agendamento prévio entre as partes; desde que efetuada com o mínimo de 30 dias de antecedência, e haja disponibilidade por parte do profissional designado pela Víncula.

Observação: É responsabilidade do distribuidor manter equipe técnica treinada e qualificada.


5. Considerações Finais

Em caso de dúvidas sobre os requerimentos ou informações sobre esta política o colaborador deve entrar em contato com o responsável por esta política.

O não cumprimento de um ou mais itens definidos nesta política, poderá acarretar em não considerações dos faturamentos para apuração da remuneração variável.


6. Exceções

Qualquer exceção aos requerimentos e diretrizes desta política deverá ser analisada e aprovada por escrito previamente pela Diretoria da Víncula.